El módulo de gastos te permite registrar todos los costos de tu negocio — materiales, subcontratistas, licencias, viajes, hosting — y vincularlos a clientes o proyectos. Los gastos facturables se pueden convertir directamente en facturas para cobrarlos al cliente sin volver a escribir nada.
Registrar un gasto
Ve a Expenses → Record Expense
Click en Expenses en el menú lateral → + Record Expense.
Llena los datos del gasto
Nombre del gasto, categoría, monto, fecha, método de pago, número de referencia (recibo, factura del proveedor) y notas.
Vincula a cliente y/o proyecto (opcional)
Si el gasto es de un cliente específico, selecciónalo en el campo Customer. Si ese cliente tiene proyectos activos, aparecerá un dropdown adicional para vincularlo a un proyecto.
Marca como facturable si aplica
Si seleccionaste un cliente, aparece el checkbox Billable. Actívalo si este gasto debe ser cobrado al cliente — podrás convertirlo en factura después.
Sube el recibo (opcional)
Adjunta el comprobante del gasto (foto del recibo, PDF de factura del proveedor) para mantener el archivo completo.
Campos del formulario
Nombre del gasto
Descripción interna para identificar el gasto fácilmente. Si el gasto es facturable, este nombre puede usarse como descripción del ítem en la factura que se genere.
Categoría
Clasifica el gasto para tus reportes. Puedes crear categorías en Setup → Expenses → Categories — por ejemplo: Materiales, Subcontratistas, Software/Licencias, Transporte, Marketing, Hosting, Servicios públicos. Una buena categorización hace los reportes mucho más útiles.
Impuesto
Puedes asociar hasta dos impuestos al gasto. Útil para registrar el IVU pagado en compras y tenerlo en los reportes detallados.
Método de pago
Selecciona cómo pagaste el gasto: efectivo, tarjeta de crédito, transferencia, cheque, etc. Esto te permite filtrar y analizar gastos por método de pago en los reportes.
Número de referencia
Número del recibo, factura del proveedor o cualquier referencia que necesites para auditoría o reconciliación contable.
Gastos facturables
Un gasto facturable es uno que le vas a cobrar al cliente — por ejemplo, materiales comprados para su proyecto, gastos de viaje, o servicios de terceros contratados para ellos.
Para marcar un gasto como facturable:
- Selecciona el cliente en el campo Customer
- Activa el checkbox Billable que aparece al seleccionar el cliente
- Guarda el gasto
El gasto queda marcado como Unbilled (no facturado) hasta que lo incluyas en una factura.
Si el cliente tiene una moneda específica configurada, el gasto facturable adoptará esa moneda automáticamente para que la factura esté en la moneda correcta.
Convertir gasto facturable a factura
Una vez que tienes gastos facturables pendientes de cobrar:
- Abre el gasto → click en Convert to Invoice
- Se crea una factura con el gasto como ítem — nombre, monto e impuesto se importan automáticamente
- Revisa la factura, ajusta si necesitas y envíala al cliente
También puedes incluir múltiples gastos facturables en una sola factura: al crear una factura nueva, en el área de ítems aparece un dropdown Expenses que muestra todos los gastos facturables pendientes del cliente seleccionado.
Gastos por proyecto
Los gastos vinculados a un proyecto aparecen en la pestaña Expenses dentro del proyecto. Esto te da visibilidad del costo real del proyecto comparado con los ingresos — el margen real.
Para verlos: abre el proyecto → pestaña Finance → Expenses. Verás el total gastado, el total facturado y el margen neto del proyecto.
Con los gastos vinculados al proyecto puedes ver exactamente si un proyecto fue rentable o no: ingresos cobrados menos gastos incurridos = margen real. Esto es imposible de saber si llevas los gastos en una hoja de Excel separada.
Gastos recurrentes
Si tienes gastos que se repiten periódicamente (hosting mensual, licencias anuales, alquiler de oficina), puedes configurarlos como recurrentes para que se re-creen automáticamente:
- Al crear o editar el gasto, busca Advanced Options en el lado derecho
- Configura el campo Repeat Every con la frecuencia (semanal, mensual, anual, o personalizado)
- Configura los ciclos si quieres que se detenga después de N repeticiones
- Guarda
Para encontrar todos tus gastos recurrentes: Expenses → filtro → Recurring.
Exportar gastos
Puedes exportar gastos en bulk para análisis externo o para tu contador:
- Exportar a CSV/Excel — desde la lista de gastos, click en el botón de exportar para descargar todos los gastos filtrados
- Exportar por método de pago — filtra por método primero, luego exporta
- Exportar por período — aplica el filtro de fechas antes de exportar
Reportes de gastos
GlobalSuite PR incluye tres vistas de reportes para gastos en Reports → Expenses:
Reporte anual por categorías
Vista anual de todos los gastos agrupados por categoría. Te muestra en qué áreas gasta más tu negocio y cómo varían mes a mes a lo largo del año.
Reporte detallado
Lista completa de cada gasto con subtotales de impuestos y total. Puedes filtrar por rango de fechas, categoría y método de pago. Útil para preparar declaraciones de impuestos o entregar a tu contador.
Income vs. Expenses
Comparación visual de ingresos cobrados vs. gastos registrados en el mismo período. Muestra en tu moneda base si el negocio operó con ganancias o pérdidas en cada mes. Si tienes facturas en moneda extranjera, este reporte usa el tipo de cambio base — considera esto al interpretar los números.
Los reportes de GlobalSuite PR son herramientas de gestión operativa, no estados financieros auditados. Para tu declaración de IVU, planillas y cumplimiento con Hacienda, trabaja con un contador certificado usando los datos exportados del sistema.