Los proyectos en GlobalSuite PR son el centro de operaciones para cualquier trabajo que hagas para un cliente. Desde crear el proyecto hasta entregarle la factura final, todo vive en un solo lugar: tareas con tablero Kanban, Gantt interactivo, milestones, registro de horas, archivos, discusiones y un portal donde el cliente puede ver el progreso en tiempo real.
Usa proyectos cuando tienes trabajo continuo o en fases para un cliente: diseño web, consultoría, desarrollo de software, construcción, eventos, marketing. Para servicios simples de una sola factura sin seguimiento de tiempo, no necesitas crear un proyecto.
Crear un proyecto nuevo
Ve a Projects
En el menú izquierdo, haz click en Projects. Verás el listado de todos tus proyectos activos con su estado, cliente y fecha de entrega.
Nuevo proyecto
Haz click en + New Project en la esquina superior derecha.
Llena los datos principales
Nombre del proyecto, cliente al que pertenece, fecha de inicio y fecha de entrega estimada. También puedes agregar una descripción interna.
Define el tipo de facturación
Elige cómo vas a cobrar este proyecto (ver sección Tipos de facturación más abajo). Esta decisión afecta cómo se calculan los costos al generar la factura final.
Asigna miembros del equipo
En la sección Members, agrega los colaboradores que trabajarán en este proyecto. Solo ellos podrán ver las tareas, registrar horas y acceder a los archivos del proyecto.
Guarda y comienza
Haz click en Save. El proyecto aparece en tu tablero — ahora puedes crear milestones, agregar tareas y activar el Kanban.
Tipos de facturación del proyecto
Al crear el proyecto debes elegir cómo se va a facturar el trabajo. Hay tres opciones:
- Fixed Rate — precio fijo acordado con el cliente, independiente de las horas trabajadas. Ideal para proyectos de alcance definido.
- Project Hours — el total de horas registradas en el proyecto multiplica la tarifa por hora configurada. Ideal para contratos de tiempo y material.
- Task Hours — cada tarea puede tener su propia tarifa por hora, útil cuando distintos miembros del equipo cobran tarifas diferentes.
Si empezaste con Fixed Rate pero el alcance creció, puedes cambiar al tipo de horas en cualquier momento desde Settings dentro del proyecto. Las horas ya registradas se recalculan automáticamente.
Estados del proyecto
Cada proyecto tiene un estado que refleja en qué punto está el trabajo:
- Not Started — creado pero sin trabajo iniciado aún.
- In Progress — activo, con tareas y horas en curso.
- On Hold — pausado temporalmente. Las tareas siguen visibles pero no se contabilizan en el dashboard activo.
- Cancelled — cancelado. Se archiva pero no se elimina — puedes consultarlo o reactivarlo.
- Finished — completado. Desde aquí puedes generar la factura final.
Milestones — fases del proyecto
Los milestones son fases o etapas del proyecto que agrupan tareas. Son la columna vertebral del tablero Kanban y del Gantt. Por ejemplo, un proyecto de diseño web podría tener estos milestones:
- Discovery & Research
- Wireframes
- Diseño visual
- Desarrollo
- QA & Entrega
Cada milestone tiene su propia fecha de vencimiento. Cuando la fecha pasa sin completarse, el sistema lo marca visualmente en rojo — tanto en el Kanban como en el Gantt.
Puedes usar milestones simplemente como hitos de revisión con el cliente — por ejemplo, "Aprobación de diseño por cliente" o "Entrega de primer borrador". No necesitan tener tareas para aparecer en el Gantt y comunicar el progreso.
Tablero Kanban
El tablero Kanban es la vista visual de todas las tareas del proyecto organizadas por milestone. Cada columna representa un milestone y las tarjetas son las tareas. Puedes:
- Arrastrar y soltar tarjetas entre columnas para cambiar a qué milestone pertenece una tarea
- Ver el estado de cada tarea (Not Started, In Progress, Testing, Awaiting Feedback, Complete) de un vistazo
- Abrir cualquier tarea con un click para ver su descripción, asignados, subtareas, comentarios y tiempo registrado
- Agregar tareas nuevas directamente desde cada columna con el botón +
Si tienes múltiples personas trabajando en el mismo proyecto, el Kanban les da visibilidad inmediata de qué está bloqueado, qué está en progreso y qué está listo para revisión — sin necesidad de reuniones de status.
Gantt Chart
El Gantt es una vista de línea de tiempo de todas las tareas y milestones del proyecto. Muestra en paralelo el cronograma planificado de cada tarea según sus fechas de inicio y vencimiento. Con él puedes:
- Ver si el proyecto va a tiempo o está retrasado de un vistazo
- Identificar qué tareas se solapan en el tiempo
- Ver los milestones marcados como hitos en la línea de tiempo
- Ver el estado visual de cada tarea por color: azul = en progreso, rojo = vencida, verde = completada
- Filtrar por miembro del equipo para ver la carga de trabajo individual
Accede al Gantt desde la pestaña Gantt dentro del proyecto.
Tareas
Las tareas son las unidades de trabajo dentro de un proyecto. Cada tarea tiene:
- Nombre y descripción detallada (soporta texto rico)
- Asignados — uno o más miembros del equipo responsables
- Fecha de inicio y vencimiento
- Prioridad — Low, Medium, High, Urgent
- Estado — Not Started, In Progress, Testing, Awaiting Feedback, Complete
- Milestone al que pertenece
- Etiquetas (tags) para filtrar y agrupar
- Subtareas — puedes dividir una tarea en pasos más pequeños
- Archivos adjuntos — sube referencias, mockups, documentos
- Comentarios — hilo de conversación interno entre el equipo
- Timer de tiempo — cronómetro integrado para registrar horas
- Recordatorios — notificaciones automáticas antes del vencimiento
Registro de horas (Timesheets)
Cada tarea tiene un timer integrado. Para registrar horas trabajadas:
- Abre la tarea y haz click en ▶ Start Timer — el cronómetro corre en tiempo real
- Cuando termines, haz click en ⏹ Stop — el tiempo se registra automáticamente
- También puedes registrar tiempo manualmente especificando hora de inicio y fin
Todos los registros de tiempo quedan en la pestaña Timesheets del proyecto, con el desglose por tarea y por miembro del equipo. Esta data es la que se usa para facturar cuando el proyecto es de tipo Project Hours o Task Hours.
Incluso en proyectos de precio fijo, registrar el tiempo te da datos reales de cuánto tardas en cada tipo de trabajo. Eso te ayuda a cotizar mejor tus proyectos futuros y a identificar tareas que consumen más tiempo del esperado.
Archivos del proyecto
La pestaña Files dentro del proyecto funciona como un repositorio compartido de documentos. Puedes subir cualquier tipo de archivo (PDFs, imágenes, documentos, ZIP) y organizarlos por tipo. El cliente puede acceder a los archivos que marques como visibles desde su portal, lo que elimina el intercambio de archivos por email.
Discusiones
La pestaña Discussions es un foro de conversación por proyecto. Útil para temas que no encajan en una tarea específica — decisiones de diseño, preguntas del cliente, actualizaciones de alcance. Cada discusión puede marcarse como visible al cliente o solo interna para el equipo. Cuando el cliente responde desde su portal, el equipo recibe notificación automática.
Notas del proyecto
La pestaña Notes te permite guardar apuntes privados sobre el proyecto: contexto interno, notas de reuniones, decisiones tomadas. Puedes tener múltiples notas independientes. Son solo visibles para el staff — el cliente nunca las ve.
Convertir el proyecto en factura
Cuando el proyecto esté en estado Finished o en cualquier momento intermedio, puedes generar una factura directamente:
- Abre el proyecto y ve a la pestaña Finance
- Haz click en Create Invoice
- El sistema importa automáticamente los ítems según el tipo de facturación configurado: monto fijo, horas del proyecto, o horas por tarea
- Revisa los ítems, ajusta si necesitas, y envía la factura al cliente
La pestaña Finance también muestra los gastos registrados en el proyecto (materiales, subcontratistas, etc.) para que tengas el margen real del proyecto.
No tienes que esperar al final del proyecto para facturar. Puedes generar múltiples facturas durante el proyecto — por ejemplo, un 50% al inicio y un 50% al terminar. Todas quedan vinculadas al proyecto en la pestaña Finance.
Portal del cliente — qué ve tu cliente
Tu cliente puede ver el avance de su proyecto desde su portal personal sin necesidad de pedirte reportes. Tú controlas exactamente qué puede ver. Desde Settings dentro del proyecto puedes habilitar o deshabilitar:
- ✅ Tasks — la lista de tareas y su estado
- ✅ Milestones — las fases del proyecto con su fecha de vencimiento
- ✅ Gantt — la vista de cronograma completa
- ✅ Timesheets — las horas registradas por el equipo
- ✅ Files — los archivos marcados como visibles
- ✅ Discussions — las discusiones marcadas como visibles
- ✅ Activity Log — el historial de cambios del proyecto
- ✅ Team Members — quiénes están asignados al proyecto
- ✅ Finance — facturas y gastos del proyecto
Por defecto, algunas secciones están visibles para el cliente. Revisa los ajustes de visibilidad antes de que el cliente acceda al portal por primera vez para evitar que vea información que no está lista para compartir.
Log de actividad
La pestaña Activity registra automáticamente todo lo que pasa en el proyecto: tareas creadas, estados cambiados, archivos subidos, comentarios añadidos, horas registradas. Es el historial completo del proyecto — útil para auditorías, onboarding de nuevos miembros al equipo, o simplemente para recordar qué pasó hace tres semanas.
Estados de las tareas
Cada tarea dentro del proyecto puede estar en uno de estos estados, que puedes mover libremente (o arrastrar en el Kanban):
- Not Started — tarea creada pero sin trabajo iniciado
- In Progress — alguien está trabajando activamente en ella
- Testing — el trabajo está hecho, en proceso de verificación
- Awaiting Feedback — esperando respuesta o aprobación del cliente
- Complete — finalizada