En GlobalSuite PR hay una distinción importante: un cliente representa a la empresa o entidad (por ejemplo, "Constructora Rivera LLC"), mientras que un contacto es la persona real dentro de esa empresa que tiene acceso al portal y recibe emails. Una empresa puede tener múltiples contactos, cada uno con sus propios permisos y preferencias de notificación.
Tu cliente "Constructora Rivera LLC" puede tener tres contactos: Juan (gerente de proyectos, ve solo proyectos y tickets), Carmen (contabilidad, ve solo facturas y pagos), y el Sr. Rivera (dueño, acceso completo a todo). Cada uno entra con su email y ve solo lo que le corresponde.
Crear un contacto nuevo
Abre el perfil del cliente
Ve a Customers en el menú lateral → haz click en el nombre del cliente.
Ve a la pestaña Contacts
Verás el contacto principal que ya existe. Haz click en + New Contact.
Llena los datos del contacto
Nombre, apellido, posición en la empresa, email y teléfono. El email es el que usará para entrar al portal — debe ser único en el sistema.
Configura permisos y notificaciones
Selecciona a qué secciones tendrá acceso y qué emails recibirá (ver secciones más abajo).
Envía el acceso al portal
Activa Send Set New Password Email para que el contacto reciba un link y cree su propia contraseña. El link expira en 48 horas.
Si marcas Do not send welcome email, el contacto se crea sin recibir ninguna notificación. Útil cuando estás configurando varios contactos de antemano y quieres enviarles acceso todos al mismo tiempo después. Puedes enviarles el link de contraseña manualmente en cualquier momento desde el perfil del contacto.
Campos del contacto
- First Name / Last Name — nombre y apellido de la persona
- Position — su cargo en la empresa (ej. "Gerente de Proyectos", "Contabilidad"). Aparece en el portal y en documentos.
- Email — usado para login al portal y para recibir todos los emails del sistema. Debe ser único.
- Phone — teléfono del contacto
- Primary Contact — el contacto principal de la empresa. El primer contacto siempre es el primario y no se puede desmarcar a menos que haya otro marcado como primario. Los documentos como facturas van dirigidos al contacto primario por defecto.
- Contact is Admin — le da al contacto visibilidad completa de toda la cuenta del cliente (ver sección de administrador)
Permisos por contacto
Cada contacto tiene su propia lista de permisos que determina qué secciones puede ver en el portal. Si un contacto no tiene permiso para una sección, esa sección simplemente no aparece en su menú — no ve un error, simplemente no existe para él.
Los permisos disponibles son:
- Invoices — ver, descargar y pagar facturas
- Estimates — ver y aprobar/rechazar estimados
- Contracts — ver y firmar contratos
- Proposals — ver propuestas enviadas
- Support — crear y responder tickets de soporte
- Projects — ver proyectos, tareas y archivos (según visibilidad del proyecto)
- Subscriptions — ver sus suscripciones activas
- Credit Notes — ver notas de crédito aplicadas a su cuenta
Puedes configurar qué permisos tienen todos los contactos nuevos por defecto en Setup → Settings → Customers → Default contact permissions. Así no tienes que configurarlo manualmente en cada contacto nuevo.
Notificaciones de email por contacto
Independientemente de los permisos de acceso al portal, puedes controlar qué emails automáticos recibe cada contacto. Un contacto puede tener permiso para ver facturas en el portal pero no recibir emails de facturas vencidas — o viceversa.
Las notificaciones configurables por contacto son:
- Invoice — emails de facturas (envío, vencimiento, overdue)
- Credit Note — notificación de notas de crédito
- Estimate — emails de estimados enviados
- Tickets — notificaciones de tickets de soporte
- Project — actualizaciones de proyectos
- Contract — emails de contratos (envío, vencimiento)
- Task — notificaciones de tareas de proyectos (solo tareas de proyecto, no tareas generales)
Cuando envías una factura por email desde el admin, el sistema auto-selecciona los contactos que tienen activada la notificación de Invoice. Si seleccionas manualmente un contacto que no la tiene activada, el email se le envía igual — la auto-selección es solo una conveniencia, no un bloqueo.
Contacto administrador
Si marcas un contacto como Contact is Admin, ese contacto tendrá visibilidad total de la cuenta del cliente en el portal:
- Ve las facturas, proyectos y contratos de toda la empresa — no solo los suyos
- Puede ver y gestionar los datos de la empresa desde el portal
- Puede ver la información de todos los demás contactos de su empresa
Un contacto no-admin solo ve lo que está directamente relacionado a él. El contacto admin ve todo. Ideal para el dueño o director general del cliente.
Enviar link de acceso después de crear
Si creaste un contacto sin enviarle el email de bienvenida, puedes enviarle el link de contraseña en cualquier momento:
- Abre el perfil del cliente → pestaña Contacts
- Al lado del contacto, haz click en el ícono de email o en Send Set Password Link
- El contacto recibe un email con un link para crear su contraseña — válido 48 horas
Si el contacto no crea su contraseña en ese tiempo, tendrás que enviarle un link nuevo. Puedes hacerlo tantas veces como necesites desde el mismo lugar.
Cambiar el contacto primario
El contacto primario es el que aparece por defecto en facturas, estimados y otros documentos. Para cambiar quién es el contacto primario:
- Edita el contacto que quieres hacer primario
- Activa el checkbox Primary Contact
- Guarda — el contacto anterior pierde automáticamente la marca de primario