Cada cliente que registras en GlobalSuite PR tiene acceso a un portal personal donde puede ver sus facturas, hacer pagos, revisar el avance de sus proyectos, abrir tickets de soporte y más — todo sin necesidad de pedirte nada por email. Es tu oficina virtual disponible 24/7 para cada cliente.
La mayoría de los emails que recibes de clientes son preguntas sobre el estado de facturas, proyectos o pagos. Con el portal activo, los clientes encuentran esa información solos — y tú te liberas de esas interrupciones.
¿Cómo accede el cliente?
La URL del portal de tu cuenta es:
https://app.globalclientzone.com/[tu-tenant]/clients/login
El cliente usa su email y contraseña para entrar. Puedes enviarle las credenciales de dos formas:
- Invitación manual — desde el perfil del cliente en el admin, haz click en Send Set Password Link. El cliente recibe un email para crear su contraseña.
- Email de bienvenida — al crear un cliente nuevo, activa la opción Send Welcome Email. El email incluye el link para acceder al portal.
El link de bienvenida lleva al cliente a una pantalla donde él mismo crea su propia contraseña. Tú nunca la ves ni la manejas — es más seguro y elimina pasos innecesarios.
Qué puede ver el cliente en su portal
Una vez dentro, el cliente tiene acceso a todas las secciones que tu hayas habilitado para él. Por defecto tiene acceso a:
- Dashboard — resumen de facturas pendientes, proyectos activos, tickets abiertos y contratos vigentes
- Invoices — todas sus facturas con estado (Draft, Sent, Overdue, Paid). Puede descargarlas en PDF y pagar desde aquí usando ATH Móvil, Stripe o PayPal
- Estimates — estimados/propuestas enviados para su aprobación. El cliente puede aprobar o rechazar directamente desde el portal — sin firmas en papel
- Payments — historial completo de todos los pagos realizados con fecha, monto y método
- Projects — sus proyectos activos con % de completado, tareas y archivos (según la visibilidad configurada por proyecto)
- Support — puede abrir tickets nuevos, ver el historial de tickets y responder a los existentes
- Contracts — sus contratos activos con fecha de vencimiento y opción de firmar digitalmente
- Statements — estado de cuenta completo: todas las transacciones, balance pendiente, total pagado en cualquier rango de fechas
- Knowledge Base — acceso a los artículos de ayuda que hayas publicado para tus clientes
Controlar qué puede ver cada cliente
Puedes activar o desactivar secciones del portal por cliente. Ve al perfil del cliente en el admin → pestaña Permissions. Las opciones disponibles son:
- ✅/❌ Invoices — ver y pagar facturas
- ✅/❌ Estimates — ver y aprobar estimados
- ✅/❌ Contracts — ver y firmar contratos
- ✅/❌ Projects — ver proyectos
- ✅/❌ Support — acceso al sistema de tickets
- ✅/❌ Subscriptions — ver sus suscripciones activas
- ✅/❌ Credit Notes — ver notas de crédito
Los permisos se configuran a nivel del contacto (persona), no solo del cliente (empresa). Si una empresa tiene varios contactos, puedes darle a cada uno acceso a secciones distintas — por ejemplo, la persona de contabilidad ve facturas y pagos, y el gerente de proyecto ve solo los proyectos.
Múltiples contactos por cliente
Una empresa puede tener varios contactos con acceso al portal. Por ejemplo:
- María (contabilidad) → puede ver facturas y pagos
- Carlos (gerente de proyecto) → puede ver proyectos y tickets
- Ana (directora) → acceso completo a todo
Para agregar un contacto adicional: abre el perfil del cliente → pestaña Contacts → click + New Contact. Cada contacto tiene su propio email, teléfono y permisos independientes.
Abre el perfil del cliente
Customers → click en el nombre del cliente.
Ve a la pestaña Contacts
Verás el contacto principal ya creado.
Click en New Contact
Llena nombre, email y permisos del nuevo contacto.
Envía el link de acceso
Guarda y haz click en Send Set Password Link al lado del nuevo contacto para que cree su contraseña.
Contacto administrador del cliente
Puedes marcar un contacto como Contact Admin. Un admin del cliente puede:
- Ver la información de todos los demás contactos de su empresa
- Gestionar los datos de su propia empresa en el portal
- Ver toda la actividad financiera de la cuenta (no solo la suya)
Para activarlo: edita el contacto → activa Contact is Admin. Útil para el dueño o gerente general del cliente que necesita visibilidad total.
Pagar desde el portal
El cliente puede pagar sus facturas directamente desde el portal sin necesidad de llamarte. Al abrir una factura ve los métodos de pago disponibles — ATH Móvil, Stripe, PayPal — y paga en segundos. La factura se marca como Paid automáticamente y tú recibes notificación inmediata.
Cuando el cliente recibe un email de factura, el link lo lleva directo al portal donde puede pagar en 30 segundos con ATH Móvil. Sin imprimir, sin transferencias manuales, sin esperar. Los negocios que activan el portal cobran más rápido.
Ver proyectos desde el portal
Tus clientes pueden seguir el avance de sus proyectos en tiempo real. Verán el porcentaje de completado, las tareas (las que hayas marcado como visibles), los archivos compartidos y el Gantt. Esto elimina los emails de "¿cómo va el proyecto?" y da confianza al cliente de que el trabajo avanza.
Controlas exactamente qué ve el cliente por proyecto desde Settings dentro de cada proyecto (ver artículo de proyectos).
Auto-registro de clientes
Si quieres que los clientes puedan registrarse solos sin que tú crees la cuenta manualmente, puedes activar el auto-registro desde Setup → Settings → Customers → Allow clients to register. Con esto activado, en la URL del portal aparece un botón "Register" donde el cliente llena sus datos y crea su cuenta.
Con el auto-registro activo, cualquier persona puede crear una cuenta. Revisa periódicamente los clientes nuevos en el admin para verificar que son contactos legítimos de tu negocio.
Estado de cuenta del cliente
El portal incluye una sección Statement donde el cliente puede ver su estado de cuenta completo: todas las facturas emitidas, pagos realizados, notas de crédito aplicadas y el balance pendiente. Puede filtrarlo por rango de fechas y descargarlo en PDF. Muy útil para clientes que necesitan reconciliar sus cuentas.
Idioma del portal
Si tienes clientes que prefieren un idioma específico, puedes configurar el idioma del portal a nivel de cliente en su perfil → Advanced Options → Language. El cliente verá todos los textos del portal en ese idioma. Útil si tienes clientes que prefieren inglés o cualquier otro idioma disponible en el sistema.