Los clientes son el centro de todo en GlobalSuite PR. Desde el perfil del cliente puedes ver todas sus facturas, proyectos, contratos, tickets y pagos en un solo lugar. Esta guía cubre cómo crear un cliente desde cero y aprovechar todas las opciones disponibles.
Crear un cliente nuevo
Ve a Customers
En el menú lateral haz click en Customers. Verás la lista de todos tus clientes actuales.
Click en New Customer
Botón en la esquina superior derecha. También puedes usar el botón + Quick Create en la barra superior del dashboard para agregar un cliente rápidamente desde cualquier pantalla.
Llena la información básica
Nombre del cliente o empresa, sitio web (opcional) y número de teléfono. Si es una persona natural, escribe su nombre completo en el campo de nombre de empresa.
Añade el primer contacto
El formulario te pide el contacto principal: nombre, apellido, email y teléfono. Este contacto es quien podrá entrar al portal del cliente.
Guarda y configura
Click en Save. El cliente queda creado y puedes continuar configurando las opciones avanzadas desde su perfil.
Al crear el cliente puedes activar Send Welcome Email para que el contacto reciba inmediatamente un email con el link para crear su contraseña y entrar al portal. Si prefieres enviarlo después, puedes hacerlo desde el perfil del cliente.
El perfil del cliente
Una vez creado, el perfil del cliente está organizado en pestañas. Cada pestaña agrupa un tipo de información:
- Overview — resumen de actividad reciente, facturas pendientes y proyectos activos
- Contacts — personas de la empresa con acceso al portal (ver artículo de contactos)
- Invoices — todas las facturas del cliente
- Payments — historial de pagos recibidos
- Proposals — propuestas enviadas al cliente
- Estimates — estimados enviados y su estado de aprobación
- Projects — proyectos asociados al cliente
- Contracts — contratos activos y vencidos
- Tasks — tareas vinculadas al cliente (fuera de proyectos)
- Tickets — tickets de soporte del cliente
- Expenses — gastos facturables asociados al cliente
- Subscriptions — suscripciones activas
- Notes — notas internas sobre el cliente (solo visibles para el staff)
- Reminders — recordatorios programados sobre este cliente
- Activity — log completo de toda la actividad
- Map — ubicación del cliente en Google Maps si configuraste la dirección
Dirección de facturación y envío
En la pestaña Billing & Shipping del perfil puedes configurar dos direcciones:
- Billing Address — dirección que aparece en facturas y estimados. Se rellena automáticamente al crear una factura para este cliente.
- Shipping Address — si el cliente tiene una dirección de envío diferente, configúrala aquí. Puedes activar que aparezca en los documentos desde los ajustes de factura.
Permisos del portal
Desde la sección Permissions del cliente puedes controlar a qué secciones tiene acceso en el portal. Desactivar una sección la oculta completamente — el cliente no ve ningún error, simplemente esa opción no existe para él.
- Invoices — ver, descargar y pagar facturas
- Estimates — ver y aprobar estimados
- Contracts — ver y firmar contratos
- Proposals — ver propuestas
- Support — crear y responder tickets
- Projects — ver proyectos asignados
- Subscriptions — ver suscripciones activas
- Credit Notes — ver notas de crédito
Opciones avanzadas
Grupos
Asigna el cliente a uno o más grupos para segmentar tu cartera. Los grupos te permiten generar reportes por segmento — por ejemplo, comparar el revenue de clientes "Enterprise" vs "PYME" vs "Freelancer". Configura tus grupos en Setup → Customers → Groups.
Moneda personalizada
Si tienes clientes internacionales, puedes asignarle una moneda específica al cliente. Cuando crees una factura para ese cliente, la moneda cambia automáticamente a la configurada. Una vez que el cliente tiene transacciones registradas, no puedes cambiar la moneda — asígnala correctamente desde el inicio.
Idioma
Si tienes clientes que prefieren inglés u otro idioma, asígnaselo aquí. El portal del cliente se mostrará en ese idioma automáticamente. Los emails y PDFs generados desde el admin se generan en el idioma del sistema por defecto — para generarlos en el idioma del cliente, activa Setup → Settings → Localization → Output client PDF documents in client language.
Número de cliente (VAT/EIN)
Puedes registrar el número de identificación tributaria del cliente (EIN, número de IVU, o similar). Este número puede configurarse para aparecer en las facturas.
Notas internas
La pestaña Notes del cliente es para apuntes privados del equipo — contexto del cliente, historial de conversaciones, preferencias especiales, notas de reuniones. Solo el staff las ve, nunca el cliente. Puedes tener múltiples notas independientes por cliente.
Recordatorios del cliente
Desde la pestaña Reminders puedes programar recordatorios vinculados a este cliente. Por ejemplo: "Llamar para renovación de contrato el 15 de junio" o "Seguimiento de propuesta pendiente". El sistema envía una notificación al miembro del equipo asignado en la fecha indicada.
Para que los recordatorios se envíen a tiempo, el sistema necesita un cron job configurado. En GlobalSuite PR ya está configurado — no necesitas hacer nada adicional.
Estado del cliente
Puedes marcar un cliente como Inactive desde su perfil. Un cliente inactivo:
- No aparece en la búsqueda de clientes al crear facturas o proyectos
- No puede entrar al portal
- Sus datos históricos (facturas, proyectos) se conservan intactos
Útil para clientes con los que ya no trabajas pero quieres mantener su historial. Puedes reactivarlos en cualquier momento.
Exportar datos del cliente
Desde el perfil del cliente puedes exportar toda su información financiera en un ZIP que incluye:
- Todas sus facturas en PDF
- Todos sus estimados en PDF
- Historial de pagos
Útil para entregar al cliente un resumen de su cuenta o para archivar al finalizar la relación comercial. Busca el botón Export to ZIP en el perfil del cliente.
Ubicación en mapa
Si configuras la dirección completa del cliente (incluyendo ciudad, estado y código postal), la pestaña Map muestra su ubicación en Google Maps. Práctico para negocios con clientes físicos o para planificar visitas.
Buscar y filtrar clientes
En la lista de clientes puedes:
- Buscar por nombre, email o teléfono en tiempo real
- Filtrar por grupo para ver solo un segmento de clientes
- Filtrar por estado (activos/inactivos)
- Ordenar por nombre, fecha de creación o actividad reciente
- Exportar la lista a Excel o CSV para análisis externo