GlobalSuite PR envía emails automáticos para decenas de eventos: facturas enviadas, pagos recibidos, tickets abiertos, contratos por vencer, bienvenida a nuevos clientes, y más. Todas estas plantillas son personalizables — puedes cambiar el asunto, el cuerpo del mensaje y agregar tu propia voz de marca.
Acceder a las plantillas
Ve a Setup → Email Templates. Las plantillas están organizadas por categoría:
- Invoices — factura enviada, pago recibido, recordatorio de vencimiento, aviso de overdue
- Estimates — estimado enviado, aceptado, rechazado
- Proposals — propuesta enviada, aceptada, rechazada, comentario nuevo
- Contracts — contrato enviado, firmado, próximo a vencer
- Projects — proyecto creado, estado actualizado, nuevo miembro
- Tasks — tarea asignada, comentario nuevo
- Tickets — ticket abierto, respuesta recibida, auto-close
- Customers — bienvenida, pago del cliente registrado
- Leads — nuevo lead asignado
- Staff — notificaciones internas al staff
- Subscriptions — suscripción enviada, renovada, cancelada
- Reminders — recordatorios de calendario
Editar una plantilla
Abre la plantilla
Click en el nombre de la plantilla que quieres editar. Se abre el editor con el asunto y el cuerpo del mensaje.
Edita el asunto y cuerpo
Modifica el texto usando el editor de texto enriquecido. Puedes usar merge fields (variables) para insertar datos dinámicos — ver sección siguiente.
Guarda
Click en Save. El cambio aplica inmediatamente a todos los emails futuros de ese tipo.
Merge fields — variables dinámicas
Los merge fields son variables que se reemplazan automáticamente con datos reales cuando se envía el email. Se escriben entre llaves: {variable}.
Merge fields disponibles en la mayoría de plantillas:
{client_company}— nombre de la empresa del cliente{client_firstname}/{client_lastname}— nombre del contacto{site_name}— nombre de tu negocio{site_url}— URL de tu CRM{email_signature}— tu firma de email global
Merge fields específicos por tipo de documento:
- Facturas:
{invoice_number},{invoice_total},{invoice_due_date},{invoice_link},{project_name},{sale_agent} - Estimados:
{estimate_number},{estimate_total},{estimate_open_till},{estimate_link} - Contratos:
{contract_subject},{contract_start_date},{contract_end_date},{contract_value},{contract_link} - Tickets:
{ticket_id},{ticket_subject},{ticket_status},{ticket_department},{ticket_link} - Proyectos:
{project_name},{project_link},{project_status}
Al editar una plantilla, debajo del editor aparece la lista completa de merge fields disponibles para esa plantilla específica. No todos los campos aplican a todas las plantillas.
Firma global de email
Puedes configurar una firma que aparezca automáticamente en todos los emails del sistema. Ve a Setup → Settings → Email → Email Signature. Usa el merge field {email_signature} en cualquier plantilla donde quieras que aparezca.
Los miembros del staff también pueden tener su propia firma personal configurada en su perfil, que sobrescribe la firma global cuando ellos envían emails manualmente (facturas, estimados, etc.).
Deshabilitar una plantilla
Si no quieres que se envíe un email en particular, puedes desactivarlo sin eliminarlo:
- Abre la plantilla
- Activa el checkbox Disabled
- Guarda
El email queda deshabilitado y nunca se enviará hasta que lo reactives. Útil por ejemplo para deshabilitar el email de bienvenida si prefieres contactar a los clientes nuevos de forma personalizada.
Editar antes de enviar
Para facturas, estimados, propuestas y contratos, puedes editar el contenido del email específico justo antes de enviarlo — sin modificar la plantilla global. Al hacer click en "Send" desde el documento, el popup de email te permite modificar el asunto y el cuerpo para ese envío en particular antes de confirmar.
Plantillas por idioma
Si tienes clientes en diferentes idiomas, puedes configurar versiones de cada plantilla en múltiples idiomas. Al editar una plantilla, el sistema muestra las pestañas de todos los idiomas activos en tu cuenta. La versión que se envía al cliente depende del idioma configurado en el perfil del contacto.
Header y footer global
Todos los emails tienen un header y footer predefinidos que envuelven el contenido de cada plantilla. Si quieres cambiar el diseño visual de todos los emails (colores, logo, estructura HTML), puedes editar estos archivos desde Setup → Settings → Email → Email Header/Footer. El contenido de la plantilla se inserta automáticamente entre el header y footer.