Las propuestas en GlobalSuite PR son documentos comerciales que envías a un cliente o prospecto para describir tus servicios, condiciones y precios — y que el cliente puede aceptar o rechazar con un click desde su portal, sin necesidad de firmas en papel ni emails de ida y vuelta. Una propuesta aceptada se convierte en factura o estimado en segundos.
Un estimado es un desglose de ítems con precios — más formal y estructurado. Una propuesta es un documento más narrativo y persuasivo que puedes diseñar libremente con texto, imágenes y ítems de precio. Usa propuestas para negocios nuevos o servicios complejos; usa estimados para cotizaciones más simples y directas.
Crear una propuesta
Ve a Sales → Proposals
En el menú lateral: Sales → Proposals. Click en + Create Proposal.
Elige el destinatario
Selecciona si la propuesta es para un Cliente existente o para un Lead (prospecto). Si eliges un cliente o lead existente, sus datos (nombre, email, dirección) se rellenan automáticamente.
Configura los campos principales
Sujeto de la propuesta, fecha de vencimiento (Open Till) y moneda. El estado inicial es Draft — las propuestas en borrador no son visibles para el cliente.
Guarda y edita el contenido
Click en Save. Serás redirigido al editor donde puedes diseñar el contenido completo de la propuesta.
Estados de una propuesta
Cada propuesta puede estar en uno de estos estados:
- Draft — borrador, solo visible para el staff. El cliente no la ve aunque tenga el link.
- Open — enviada y activa. El cliente puede verla, comentar, aceptar o rechazar.
- Accepted — el cliente la aceptó. Lista para convertir a factura o estimado.
- Declined — el cliente la rechazó. Puedes revisarla y reenviar una versión actualizada.
- Revised — marcada como revisada después de cambios.
- Expired — pasó la fecha de Open Till sin acción del cliente.
Si envías el email con el link de la propuesta pero esta está en estado Draft, el cliente verá un error al abrirla. Asegúrate de que esté en estado Open antes de enviarla.
Editar el contenido de la propuesta
El editor de propuestas es un editor de texto enriquecido (rich text) donde puedes crear un documento profesional completo:
- Texto libre — describe tus servicios, metodología, condiciones, garantías, términos
- Imágenes — agrega capturas de proyectos anteriores, logos, diagramas
- Tablas — organiza información de forma clara
- Ítems de precio — el campo merge
{proposal_items}inserta automáticamente la tabla de ítems con precios donde lo coloques en el documento - Merge fields — variables que se rellenan automáticamente con los datos del cliente:
{client_company},{client_firstname},{proposal_open_till},{proposal_total}, etc.
El editor guarda el contenido automáticamente mientras escribes. No necesitas hacer click en ningún botón de guardar. Si prefieres guardar manualmente, usa Ctrl+S.
Agregar ítems y precios
En la parte inferior del editor puedes agregar los ítems de la propuesta — los servicios o productos con sus precios. Cada ítem tiene:
- Descripción del servicio/producto
- Cantidad
- Precio unitario
- Impuesto aplicable (IVU u otro configurado)
- Descuento por ítem
El sistema calcula automáticamente el subtotal, impuestos y total. Puedes agregar un descuento global a toda la propuesta además de los descuentos por ítem.
Permitir comentarios del cliente
Al crear la propuesta puedes activar Allow Comments. Cuando está activo, el cliente puede dejar comentarios directamente en la propuesta — para negociar precios, pedir aclaraciones o sugerir cambios. Tanto tú como el agente de ventas asignado reciben notificación inmediata de cada comentario.
Enviar la propuesta al cliente
Cuando la propuesta esté lista:
- Asegúrate de que el estado sea Open (no Draft)
- Click en el ícono de email ✉ desde la lista o desde la vista de la propuesta
- Se abre un popup con el template de email pre-redactado y un link único a la propuesta
- Personaliza el mensaje si necesitas y click en Send
El link de la propuesta es único y público — el cliente puede abrirlo directamente sin crear cuenta ni entrar al portal. Esto es especialmente útil para leads (prospectos) que aún no son clientes registrados.
Qué pasa cuando el cliente acepta
Cuando el cliente hace click en Accept en la propuesta:
- La propuesta cambia automáticamente a estado Accepted
- Recibes una notificación en el CRM y por email
- El agente de ventas asignado también recibe notificación
- La propuesta queda lista para convertir a factura o estimado
Si el cliente la rechaza, recibes la notificación igual y puedes ver sus comentarios para entender qué ajustar.
Convertir propuesta a factura o estimado
Una vez aceptada la propuesta, puedes convertirla directamente sin tener que reescribir los ítems:
- Abre la propuesta → click en Convert
- Elige Invoice o Estimate
- Se abre un preview con todos los ítems ya importados automáticamente
- Revisa y ajusta si necesitas → click en Save
La propuesta se marca como Accepted automáticamente al convertir (si no lo estaba ya). Si la propuesta era de un lead que no es cliente todavía, deberás convertir el lead a cliente primero.
Plantillas de propuesta
Si envías propuestas similares frecuentemente, crea plantillas reutilizables para no empezar desde cero cada vez:
- Abre cualquier propuesta → pestaña Templates
- Click en Add Template
- Ponle un nombre descriptivo y escribe el contenido base
- Guarda
La próxima vez que crees una propuesta, desde la pestaña Templates click en Insert al lado de la plantilla que quieras usar — el contenido se inyecta automáticamente en el editor. Luego personalizas los detalles específicos del cliente.
Copiar una propuesta
¿Ya tienes una propuesta que funciona bien y quieres usarla de base para otro cliente? Desde la propuesta click en More → Copy. Se crea una copia idéntica en estado Draft que puedes editar libremente sin afectar la original.
Recordatorios de expiración
GlobalSuite PR puede enviarte recordatorios automáticos cuando una propuesta está próxima a vencer (campo Open Till) y el cliente aún no ha respondido. Configúralo en Setup → Settings → Finance → Proposals → Proposal expiration reminders.
Propuestas a leads (prospectos)
Puedes enviar propuestas a leads aunque no sean clientes registrados todavía. Cuando crees la propuesta selecciona Lead en el campo "Related to". El lead puede ver y aceptar la propuesta con el link único. Cuando esté listo para convertirse en cliente, conviertes el lead a cliente desde el módulo de Leads y entonces puedes convertir la propuesta a factura.