Un estimado es un documento de cotización que envías al cliente antes de que apruebe el trabajo. El cliente puede aceptarlo o rechazarlo directamente desde su portal — y si acepta, se convierte en factura con un solo click sin tener que reescribir nada.
Un estimado es una cotización estructurada con ítems y precios — más formal y directa. Una propuesta es un documento más narrativo y persuasivo con contenido libre. Usa estimados para cotizaciones claras; usa propuestas para presentar servicios a clientes nuevos. Ver artículo de Propuestas.
Crear un estimado
Ve a Sales → Estimates
Click en + New Estimate. También puedes usar el botón + Quick Create en la barra superior del dashboard.
Selecciona el cliente
Al elegir el cliente, sus datos de facturación (nombre, dirección, moneda) se rellenan automáticamente desde su perfil. Puedes editarlos para este estimado específico sin afectar el perfil del cliente.
Configura los campos
Número (auto-generado), fecha de vencimiento, moneda, agente de ventas y términos. Ver detalle en la sección Campos del formulario.
Agrega los ítems
Descripción, cantidad, precio unitario, impuesto y descuento por ítem. Puedes seleccionar ítems del catálogo o escribirlos manualmente.
Guarda
Click en Save. El estimado queda en estado Draft. Cuando esté listo, envíalo al cliente.
Campos del formulario
Número del estimado
Se genera automáticamente en secuencia (001, 002, 003...). Puedes cambiar el próximo número en Setup → Settings → Finance → Estimates → Next Number. Aparece en el PDF y en el portal del cliente.
Moneda
Se selecciona automáticamente según la moneda configurada para ese cliente. Si el cliente tiene moneda específica asignada (USD), no puedes cambiarla en el estimado.
Agente de ventas
Asigna un agente de ventas para poder generar reportes filtrados por agente en Reports → Sales → Estimate Report. Si activas Show sale agent on estimate en Setup, el nombre del agente aparece en el PDF.
Notas — Admin vs Cliente
- Admin Note — nota interna, solo visible para el staff. Nunca la ve el cliente.
- Customer Note — visible para el cliente en el HTML del estimado y en el PDF. Úsala para instrucciones o condiciones especiales.
Términos y condiciones
Escríbelos directamente en el estimado, o configura términos predeterminados que se añaden automáticamente a todos los estimados nuevos en Setup → Settings → Finance → Estimates → Terms & Conditions.
Ajuste del total
Al final del estimado hay un campo Adjustment para aumentar o disminuir el total con un monto fijo — por ejemplo un descuento global de $50 o un cargo adicional. Es independiente de los descuentos por ítem.
Estados de un estimado
- Draft — creado pero no enviado. No visible para el cliente.
- Sent — enviado al cliente, esperando respuesta. Cambia automáticamente al enviar.
- Viewed — el cliente abrió el link del estimado.
- Accepted — cliente aprobó. Listo para convertir a factura.
- Declined — cliente rechazó.
- Expired — venció la fecha de validez sin respuesta.
Enviar al cliente
- Abre el estimado → click en Send Estimate
- Se abre un popup con el template de email preescrito. Puedes editar el mensaje.
- Por defecto el PDF va adjunto al email. Desmarca Attach Estimate PDF si prefieres no adjuntarlo.
- Click en Send — el estado cambia automáticamente a Sent.
Si necesitas reenviar (por ejemplo el cliente dice que no recibió el email), abre el estimado y click en Send Again.
El estimado llega con tu logo, información de tu empresa y un diseño limpio. Da mucho mejor impresión que enviar precios por WhatsApp o en un email informal.
Cómo responde el cliente
Desde su portal o desde el link del email, el cliente puede:
- Aceptar — el estimado cambia a Accepted y recibes notificación inmediata
- Rechazar — cambia a Declined
- Comentar — puede dejar comentarios para negociar precios o pedir cambios
Convertir estimado en factura
- Abre el estimado aceptado
- Click en Convert to Invoice
- Revisa los datos — los ítems, precios y datos del cliente se transfieren automáticamente
- Click en Save — la factura queda lista para enviar
Al convertir, todos los ítems, precios, impuestos y datos del cliente se copian automáticamente. No tienes que reescribir nada.
Vincular estimado a un proyecto
Puedes asociar un estimado a un proyecto del cliente. Útil para cotizar trabajo adicional dentro de un proyecto existente:
- Crea un nuevo estimado y selecciona el cliente
- Debajo del campo cliente aparece un dropdown con los proyectos de ese cliente (solo si tiene proyectos)
- Selecciona el proyecto → guarda
El estimado aparece vinculado en la pestaña Sales → Estimates dentro del proyecto — así llevas el control financiero de cada proyecto por separado.
Solicitudes de estimado del cliente
Los clientes pueden solicitar un estimado directamente desde su portal sin llamarte ni escribirte. Cuando un cliente envía una solicitud:
- Recibes una notificación inmediata en el CRM
- Aparece en Sales → Estimate Requests
- Puedes convertirla en estimado formal con un click, con los datos ya pre-rellenados
Para activar este feature: Setup → Settings → Customers → Allow customers to request estimates.
Exportar estimados a ZIP
Desde el perfil del cliente → pestaña Estimates → filtra por estado → click en Export to ZIP. Descarga todos los PDFs de estimados del cliente en un archivo comprimido. Útil para entregar historial de cotizaciones o para archivar.