Cuando un cliente te paga por transferencia, cheque, efectivo o cualquier otro método fuera de la plataforma, necesitas registrar ese pago manualmente para que la factura quede marcada como cobrada.
Registrar un pago en una factura
Abre la factura
Ve a Invoices y haz click en la factura que fue pagada.
Haz click en "Record Payment"
Dentro de la factura, busca el botón Record Payment (o el ícono de dólar $).
Llena los datos del pago
Completa los campos:
- Amount — Monto recibido. Por defecto muestra el total pendiente.
- Date — Fecha en que recibiste el pago.
- Payment Mode — Método: transferencia ACH, cheque, efectivo, tarjeta, Zelle, etc.
- Transaction ID — Número de confirmación (opcional pero recomendado para llevar récord).
- Note — Cualquier nota adicional.
Confirma
Haz click en Save Payment. La factura cambia automáticamente a estado Paid si el pago cubre el total.
Al registrar el pago, GlobalSuite PR envía automáticamente un recibo por email al cliente. Si no quieres enviar el recibo, desmarca la casilla Send Payment Receipt antes de guardar.
Pagos parciales
Si el cliente paga solo una parte de la factura, ingresa el monto exacto recibido en el campo Amount. La factura cambiará a estado Partial y el sistema calculará el saldo pendiente automáticamente. Puedes registrar varios pagos parciales hasta completar el total.
Ver el historial de pagos
Dentro de cada factura, al final de la página, encontrarás el historial completo de todos los pagos registrados con fecha, monto y método. Esto es útil para llevar un registro contable claro.
Si configuras un gateway de pago (Stripe, PayPal, etc.), los pagos que tu cliente haga directamente desde el link de la factura se registran automáticamente. No necesitas hacer nada manualmente.