Los leads son prospectos — personas o empresas interesadas en tus servicios que aún no son clientes. GlobalSuite PR incluye un módulo completo de gestión de leads con pipeline visual Kanban, seguimiento de actividad, fuentes de origen, formularios web automáticos, y conversión directa a cliente con un click.
Un lead es un prospecto que no ha comprado todavía. Un cliente es quien ya tiene facturas, proyectos o contratos contigo. Cuando un lead acepta trabajar contigo, lo conviertes a cliente y todo su historial de notas y propuestas se transfiere automáticamente.
Crear un lead
Ve a Leads → New Lead
Click en Leads en el menú lateral → + New Lead. También puedes usar el botón + Quick Create en la barra superior desde cualquier pantalla.
Llena los datos del prospecto
Nombre, empresa, email, teléfono, fuente de origen (¿cómo llegó a ti?), estado inicial, responsable asignado y si el lead es público o privado.
Marca "Contacted Today" si aplica
Si ya tuviste contacto con este prospecto el día que lo creas, activa Contacted Today. Esto registra automáticamente en el activity log que hubo contacto hoy — útil para el historial de seguimiento.
Guarda
El lead aparece en el pipeline Kanban bajo el estado que le asignaste.
Visibilidad — público vs. privado
Al crear o editar un lead puedes marcarlo como Public o dejarlo privado:
- Público — visible para todos los miembros del staff
- Privado — solo lo ven el creador, el responsable asignado y los administradores
Útil cuando tienes agentes de ventas que solo deben ver sus propios leads.
Pipeline Kanban
La vista principal de Leads es un tablero Kanban donde cada columna representa un estado del pipeline (Nuevo, Contactado, En negociación, Propuesta enviada, etc.). Puedes:
- Arrastrar y soltar leads entre columnas para avanzarlos en el pipeline
- Ver el total de leads por columna con el contador en el encabezado
- Abrir el lead con un click para ver su detalle completo
- Cargar más leads con el botón "Load More" al llegar al final de cada columna
Cuando mueves un lead de columna arrastrando, el cambio de estado queda registrado automáticamente en el activity log.
Personalizar los estados del pipeline
Los estados del pipeline son completamente personalizables para que encajen con tu proceso de ventas. Para agregar o editar estados ve a Setup → Leads → Statuses. Puedes crear los estados que necesites — por ejemplo: Nuevo contacto, Llamada programada, Demo realizada, Propuesta enviada, En evaluación, Cerrado ganado, Cerrado perdido.
El estado por defecto (el que se asigna a leads nuevos) se configura en Setup → Settings → Leads → Default Status.
Fuentes de origen
Cada lead puede tener una fuente que indica cómo llegó a ti. Configura tus fuentes en Setup → Leads → Sources — por ejemplo: Referido, Google, Instagram, Llamada fría, Feria comercial, Web. Esto te permite generar reportes que muestran qué canales generan más leads y cuáles convierten mejor.
Notas y seguimiento
Dentro de cada lead puedes registrar notas de tus interacciones. Cuando guardas una nota y marcas Contacted Today, el sistema registra automáticamente en el activity log que hubo contacto ese día. El historial completo te permite saber:
- Cuándo fue el último contacto
- Qué se discutió en cada interacción
- Cuándo cambió de estado y quién lo cambió
Enviar propuesta a un lead
Puedes enviar una propuesta directamente a un lead sin necesidad de convertirlo a cliente primero. Desde el lead, crea una propuesta y envíale el link — el prospecto puede verla y aceptarla sin necesidad de login. Cuando el lead se convierte a cliente, todas las propuestas enviadas se transfieren automáticamente a su perfil.
Recordatorios del lead
Programa recordatorios para hacer seguimiento a leads específicos en una fecha determinada. El responsable asignado recibe una notificación cuando llega la fecha. Muy útil para leads que dijeron "llámame en 2 semanas" o "consulta conmigo en el próximo trimestre".
Convertir lead a cliente
Cuando el prospecto decide contratarte, conviértelo a cliente en un click:
- Abre el lead → click en Convert to Customer
- El sistema pre-rellena automáticamente nombre, apellido, email y empresa
- Revisa y ajusta los datos si necesitas
- Activa Transfer Notes si quieres que las notas del lead pasen al perfil del cliente
- Guarda — el lead cambia a estado Customer y se crea el perfil de cliente
Al convertir, las propuestas enviadas al lead quedan disponibles en el perfil del cliente. Si activas "Transfer Notes", también se transfieren todas las notas de seguimiento. Nada se pierde.
Formulario Web-to-Lead
El formulario Web-to-Lead te permite capturar leads directamente desde tu sitio web o landing page sin intervención manual. Cada vez que alguien completa el formulario, se crea un lead automáticamente en GlobalSuite PR.
Para configurarlo:
- Ve a Setup → Leads → Web To Lead
- Crea el formulario con nombre, idioma, texto del botón y configuraciones
- En la pestaña Form Builder arrastra los campos que quieres mostrar (nombre, email, teléfono, mensaje, y cualquier campo personalizado)
- Configura el responsable asignado automáticamente, fuente por defecto y estado inicial
- Copia el código iframe y pégalo en tu sitio web
Si no quieres insertar un iframe, puedes compartir el link directo del formulario por email, WhatsApp o redes sociales. El prospecto lo llena en una página dedicada y el lead se crea igual.
Activa Allow duplicate Leads en No para que el sistema no cree duplicados. Cuando detecta un email que ya existe, crea una tarea de revisión en lugar de un lead duplicado — así el staff puede revisar si es el mismo contacto o uno nuevo.
Integración de email para leads
GlobalSuite PR puede importar leads automáticamente desde un email dedicado. Si tienes formularios de contacto en múltiples sitios web, configura un email forwarder en tu hosting para redirigir todos esos formularios a una dirección de email de leads configurada en Setup → Leads → Email Integration. El cron job revisa ese email periódicamente y crea los leads automáticamente.
Reportes de leads
Ve a Reports → Leads para ver análisis de tu pipeline:
- Weekly Sources — qué fuentes generaron más leads esta semana
- Monthly Staff — desempeño de cada agente de ventas por mes
- Leads convertidos — cuántos leads se convirtieron a clientes en un período
- Leads perdidos — tasa de cierre y análisis de pérdidas