Las tareas recurrentes se re-crean automáticamente en cada período configurado — sin que tengas que recordarlo ni hacerlo manualmente. Ideal para trabajo repetitivo: reportes semanales, revisiones mensuales, mantenimientos periódicos, seguimientos a clientes, cobros de soporte, etc.
Reporte semanal de métricas para el cliente, revisión mensual de backups del servidor, actualización trimestral de contratos, llamada de seguimiento cada 2 semanas, facturación por horas de soporte mensual.
Crear una tarea recurrente
Ve a Tasks → New Task
En el menú lateral click en Tasks → botón + New Task. También puedes crear la tarea recurrente directamente dentro de un proyecto.
Llena los datos de la tarea
Asunto, fecha de inicio, fecha de vencimiento, asignados, prioridad y descripción. Estos datos se copiarán a cada nueva instancia de la tarea cuando se re-cree.
Configura el campo "Repeat Every"
Busca el campo Repeat Every en el formulario. Selecciona la frecuencia con la que quieres que se repita la tarea. Ver opciones en la siguiente sección.
Configura los ciclos (opcional)
El campo Cycles define cuántas veces se re-creará la tarea en total. Déjalo en blanco o en 0 para que se repita indefinidamente.
Guarda la tarea
Click en Save. La tarea queda marcada como recurrente y el sistema la re-creará automáticamente cuando llegue el período configurado.
Opciones de frecuencia
El campo Repeat Every ofrece estas opciones predefinidas:
- 1 Week — cada semana
- 2 Weeks — cada dos semanas
- 1 Month — cada mes
- 2 Months — cada dos meses
- 3 Months — trimestral
- 6 Months — semestral
- 1 Year — anual
- Custom — cualquier número de días, semanas o meses que necesites
Ciclos — cuántas veces se repite
El campo Cycles controla cuántas veces en total se re-creará la tarea:
- 0 o vacío — se repite indefinidamente hasta que lo desactives manualmente
- Número específico — por ejemplo
12para que se repita 12 veces (útil para un año de tareas mensuales) y luego se detenga automáticamente
Si tienes un contrato de soporte de 6 meses con revisiones mensuales, configura Cycles en 6. Al terminar el contrato, las tareas se detienen solas sin que tengas que recordarlo.
Cómo funciona la re-creación
Cuando el cron job del sistema corre (en GlobalSuite PR ya está configurado automáticamente), verifica si hay tareas recurrentes cuya fecha de re-creación llegó. Al detectarlas:
- Crea una nueva tarea idéntica con los mismos datos (asunto, descripción, asignados, prioridad, proyecto, cliente vinculado)
- La nueva tarea empieza en estado Not Started
- La tarea original sigue existiendo con su historial de timesheets y comentarios
- La nueva tarea tiene una fecha de inicio y vencimiento calculada automáticamente según el período configurado
Cada recurrencia crea una tarea nueva e independiente — no sobreescribe la anterior. Esto te permite ver el historial completo de todas las instancias pasadas de la tarea.
Vincular a proyectos, clientes o facturas
Las tareas recurrentes se pueden vincular a cualquier entidad del sistema mediante el campo Related To:
- Project — aparece en la pestaña de tareas del proyecto
- Customer — vinculada al perfil del cliente
- Invoice — seguimiento de trabajo asociado a una factura
- Estimate — tareas previas a una cotización
- Contract — trabajo derivado de un contrato
- Lead — seguimiento de un prospecto
- Ticket — tareas de soporte
Este vínculo también se copia en cada nueva instancia de la tarea recurrente.
Facturar horas de tareas recurrentes
Si la tarea recurrente tiene horas registradas (timesheets) y está vinculada a un cliente, puedes incluir esas horas en una factura:
- Ve a Sales → Invoices → New Invoice
- Selecciona el cliente
- En el área de ítems aparece el dropdown Bill Tasks
- Selecciona las tareas completadas que quieres facturar
- Las horas se importan automáticamente como ítems de la factura
El dropdown "Bill Tasks" en facturas muestra tareas del cliente que no pertenecen a proyectos. Para facturar tareas de proyectos, usa el botón Invoice Project dentro del proyecto.
Encontrar tus tareas recurrentes
Para ver solo las tareas recurrentes en la lista de tareas:
- Ve a Tasks en el menú lateral
- Click en el botón de filtros (funnel icon)
- Selecciona All primero para limpiar los filtros activos
- Luego selecciona Recurring
La tabla mostrará únicamente las tareas configuradas como recurrentes, con su período y ciclos restantes.
Detener una tarea recurrente
Si quieres que una tarea deje de repetirse:
- Abre la tarea → click en editar
- Cambia el campo Repeat Every a vacío (sin selección)
- Guarda
Las instancias anteriores ya creadas no se eliminan — solo se detienen las futuras.