GlobalSuite PR incluye un módulo de contratos completo que te permite redactar, enviar y obtener la firma de tus clientes — todo digitalmente, sin imprimir ni escanear nada. El cliente firma desde su portal o desde el link del contrato, y el sistema guarda el historial de renovaciones y te avisa cuando un contrato está próximo a vencer.
Redactas el contrato, lo envías por email, el cliente lo lee en el portal y hace click en "Firmar". Recibes notificación inmediata. Todo el historial queda en el sistema.
Crear un contrato nuevo
Ve a Contracts → New Contract
Click en Contracts en el menú lateral → + New Contract.
Configura los datos principales
Asunto del contrato, cliente, valor del contrato, tipo de contrato, fecha de inicio y fecha de vencimiento (opcional).
Redacta el contenido
Usa el editor de texto enriquecido para escribir el cuerpo del contrato. Puedes escribir desde cero o insertar una plantilla predefinida (ver sección Plantillas). El contenido del editor se convierte en el PDF del contrato.
Guarda el contrato
Click en Save Contract — importante usar este botón específico para guardar el contenido del editor, no solo el botón general de save.
Envía al cliente
Click en el ícono de email ✉. El cliente recibe un email con el link al contrato para leerlo y firmarlo.
Campos del contrato
Asunto
Nombre identificador del contrato — por ejemplo "Contrato de Servicios de Diseño Web - 2026" o "Acuerdo de Mantenimiento Mensual".
Valor del contrato
El monto total del contrato en moneda base. Es un campo informativo — no genera factura automáticamente pero aparece en el PDF y en el portal del cliente.
Tipo de contrato
Categoriza tus contratos según el tipo de servicio. Configura los tipos en Setup → Contracts → Contract Types — por ejemplo: Mantenimiento, Desarrollo, Consultoría, Retainer, Licencia. Útil para filtrar y reportar.
Fecha de vencimiento
Campo opcional. Si lo configuras, el sistema envía notificaciones de vencimiento automáticamente antes de que expire. Si lo dejas vacío, el contrato no tiene fecha de expiración y no se envían recordatorios.
Ocultar del cliente
Si activas Hide from customer, el contrato no aparece en el portal del cliente ni se envían recordatorios de vencimiento al contacto. Útil para contratos internos o borradores que aún no quieres compartir.
Firma electrónica
El cliente puede firmar el contrato digitalmente desde su portal o desde el link del email — sin necesidad de imprimir, firmar a mano ni escanear:
- El cliente abre el link del contrato
- Lee el contenido completo
- Hace click en Sign Contract
- Dibuja su firma con el mouse o dedo (en móvil)
- Confirma — el contrato queda marcado como Signed con timestamp y la firma digital almacenada
Recibes notificación inmediata cuando el cliente firma. La firma queda registrada en el PDF del contrato.
La firma electrónica tiene validez legal en Puerto Rico bajo la Ley de Firmas Electrónicas (ESIGN Act federal). Sin embargo, para contratos de alto valor o situaciones con implicaciones legales complejas, consulta con un abogado sobre los requisitos adicionales que puedan aplicar a tu industria específica.
Recordatorio de firma
Si el cliente no ha firmado después de cierto tiempo, puedes enviarle un recordatorio automático. GlobalSuite PR incluye un sistema de Contract Sign Reminder que notifica al cliente de contratos pendientes de firma. Configúralo en Setup → Settings → Contracts.
Plantillas de contrato
Si usas contratos similares frecuentemente, crea plantillas reutilizables para no redactar desde cero cada vez:
- Abre cualquier contrato → pestaña Templates
- Click en Add Template
- Dale un nombre descriptivo y escribe el contenido base
- Guarda
La próxima vez que crees un contrato, ve a la pestaña Templates, click en Insert al lado de la plantilla que quieras usar — el contenido se inyecta automáticamente en el editor. Luego personalizas los detalles específicos del cliente.
Archivos adjuntos
Puedes adjuntar archivos al contrato — documentos de referencia, términos adicionales, anexos técnicos. Los archivos adjuntos son visibles para el cliente en su portal y puede descargarlos. Útil para incluir especificaciones técnicas, listas de precios o documentos de soporte.
Comentarios
El contrato tiene una sección de comentarios para comunicación interna entre el staff sobre ese contrato específico. Los comentarios no son visibles para el cliente — son solo para el equipo.
Notificaciones de vencimiento
Si configuraste una fecha de vencimiento, GlobalSuite PR envía notificaciones automáticas antes de que expire:
- Al staff responsable del contrato
- Al contacto del cliente (si tiene permiso para ver contratos y no está marcado como "Hide from customer")
Configura con cuántos días de anticipación se envía la notificación en Setup → Settings → Contracts → Send contract expiry notice before X days.
Renovar un contrato
Cuando un contrato vence y el cliente quiere continuar:
- Abre el contrato → click en Contract Renewal History en la esquina superior derecha
- Click en Renew Contract
- El modal se abre con los valores pre-rellenados automáticamente
- Ajusta la nueva fecha de inicio, fecha de vencimiento y valor si cambiaron
- Guarda
El historial completo de renovaciones queda visible en la sección Contract Renewal History — puedes ver todas las versiones anteriores con sus fechas y valores.
Contratos en el portal del cliente
El cliente puede ver sus contratos activos desde el portal en la sección Contracts. Para que esta sección sea visible, el contacto debe tener el permiso Contracts activado. Desde el portal puede:
- Ver el contenido completo del contrato
- Descargar el PDF
- Firmar si aún no lo ha hecho
- Ver la fecha de vencimiento y estado
Organizar por tipos
Los tipos de contrato te ayudan a filtrar y organizar tu cartera de contratos. Configúralos en Setup → Contracts → Contract Types. Puedes crear tantos tipos como necesites según tu modelo de negocio — por ejemplo diferenciando contratos de retainer mensual, proyectos puntuales, licencias de software, acuerdos de confidencialidad (NDA), etc.