Una nota de crédito es un documento que emites a favor de tu cliente para reducir o cancelar el monto de una factura — ya sea por una devolución, un servicio no prestado, un error en la factura, o un descuento posterior. Es la forma correcta y profesional de manejar estos ajustes sin tener que eliminar o editar facturas ya emitidas.
Una factura ya enviada al cliente no debe editarse — eso crea confusión y problemas contables. La nota de crédito crea un registro oficial separado del ajuste, manteniendo el historial completo e intacto. Es la práctica estándar en contabilidad.
¿Cuándo usar una nota de crédito?
- Cliente devuelve un producto o cancela un servicio parcialmente
- Cobraste de más por error y necesitas corregirlo
- Quieres aplicar un descuento a una factura ya emitida
- Un servicio prometido no fue entregado
- Acuerdo de compensación con el cliente
Crear una nota de crédito desde una factura
La forma más común es crearla directamente desde la factura que quieres ajustar:
Abre la factura
Ve a Sales → Invoices y abre la factura que necesitas ajustar.
Click en Credit Note
Dentro de la factura busca el botón Credit Note. Los ítems de la factura se pre-rellenan automáticamente en la nota de crédito.
Ajusta los ítems y monto
Modifica los ítems según lo que vas a acreditar. Si es una devolución parcial, cambia las cantidades o precios. Si es una devolución total, deja todos los ítems tal como están.
Guarda la nota de crédito
Click en Save. La nota de crédito queda en estado Open — el crédito está disponible para aplicar a facturas.
Crear una nota de crédito independiente
También puedes crear notas de crédito sin vincularlas a una factura específica. Ve a Sales → Credit Notes → New Credit Note. Selecciona el cliente y agrega los ítems manualmente. Útil para ajustes generales de cuenta o créditos de cortesía.
Estados de una nota de crédito
- Open — nota creada, crédito disponible para aplicar o reembolsar
- Closed — el crédito fue aplicado o reembolsado en su totalidad
Aplicar la nota de crédito a una factura
Una nota de crédito abierta se puede aplicar a cualquier factura pendiente del mismo cliente para reducir su monto:
- Abre la nota de crédito
- Click en Apply to Invoice
- Selecciona la factura a la que quieres aplicar el crédito
- Especifica el monto a aplicar (puede ser parcial)
- Confirma — la factura se actualiza automáticamente con el crédito aplicado
No tienes que aplicar el crédito completo a una sola factura. Puedes dividirlo entre múltiples facturas o aplicarlo parcialmente y reembolsar el resto. El sistema lleva el seguimiento automáticamente del crédito disponible vs. aplicado.
Reembolsar una nota de crédito
Si en lugar de aplicar el crédito a una factura quieres devolver el dinero directamente al cliente (por transferencia, efectivo, etc.):
- Abre la nota de crédito
- Click en Refund
- Ingresa el monto a reembolsar — puede ser el total o un parcial
- Selecciona el método de pago usado para el reembolso
- Guarda — la nota de crédito se cierra automáticamente si el reembolso es total
Registrar un reembolso en GlobalSuite PR no transfiere dinero automáticamente — es un registro de que tú realizaste el pago por fuera del sistema (transferencia bancaria, efectivo, cheque). El sistema solo lleva el registro para mantener la contabilidad correcta.
Enviar la nota de crédito al cliente
El cliente puede ver sus notas de crédito desde su portal (si tiene el permiso Credit Notes activado). También puedes enviarle la nota por email directamente:
- Abre la nota de crédito
- Click en el ícono de email ✉
- Se abre el template de email con un PDF adjunto automáticamente
- Personaliza el mensaje si necesitas y envía
Numeración de notas de crédito
Las notas de crédito tienen su propia secuencia de numeración, independiente de las facturas. El número se genera automáticamente. Puedes configurar el próximo número en Setup → Settings → Finance → Credit Notes → Next Number. El sistema permite usar el mismo número para años diferentes.
Notas de crédito en el portal del cliente
El cliente puede ver el listado de sus notas de crédito desde su portal bajo la sección Credit Notes, incluyendo el estado (Open/Closed) y el monto disponible. Para que esta sección sea visible, el contacto debe tener el permiso Credit Notes activado — configúralo desde el perfil del cliente → pestaña Contacts → editar el contacto → Permissions.
Estado de cuenta y notas de crédito
Las notas de crédito aplicadas aparecen automáticamente en el Statement (estado de cuenta) del cliente — tanto en el portal del cliente como en el PDF que puedes descargar desde el perfil del cliente. El estado de cuenta muestra el historial completo: facturas, pagos y créditos aplicados, con el balance neto final.
Exportar en JSON/XML
Si necesitas exportar notas de crédito para integración con sistemas contables, GlobalSuite PR soporta exportación en formatos JSON y XML compatibles con e-invoice. Desde Sales → Credit Notes, selecciona las notas y usa la opción de exportación.